Un outils développées par la MOM est en cours de déploiement : resa.mom.fr, il devrait permettre de remplacer notre solution d'agenda

Les agendas (et autres ressources) partagés d'ArAr

Où?

https://ceramo.mom.fr/agenda, hébergé par Huma-Num

Pour qui?

Pour les membres du laboratoire et toutes celles et ceux qui collaborent avec ArAr

Dans quel but?

Éviter des problèmes de dates: séminaire, colloque le même jour, éviter des problèmes de réservations de salles.

Remplacer GRR pour la réservation de la voiture, vidéo-projecteur, salle de réunion-bibliothèque

Comment? − Mode d'emploi

Voici un tutoriel vidéo des éléments de base… en moins de 5 minutes 2020-06-15_arar_presentation_agenda-partage.mp4

Connexion invité

Il y a des agendas partagés :

Nom de l'agenda ou ressource	Utilité	Visibilité
ArAr	Les évènements communs d'ArAr (colloque, séminaire, déménagement…, réunion de labo)	invité
ArAr - Salle de réunion - bibliothèque ArAr (1er étage)	pour réserver cette salle pour une réunion, une formation…	invité
Vidéo-Projecteur	pour réserver cet appareil	utilisateurs
VOITURE ARAR	pour réserver la fourgonnette	utilisateurs
Développements Artefacts	tracer les étapes (sprint) de développement	utilisateurs
Développements Banadora	utilisateurs
Développements Ceramo	utilisateurs

et il y a aussi des agendas par compte utilisateur (par défaut non visible des invités)

Ajouter un évènement

Si la date n'est pas proche, il est possible de facilement sélectionner l'année et le mois, positionner le curseur de la souris au-dessus du mois/année en haut de l'agenda courant: puis sélectionnez le mois et l'année:

Les invités peuvent proposer un évènement avec sa catégorie: Ces propositions devront être validées par un utilisateur enregistré ayant les droits administrateurs (Cécile, Valérie, Anne F, Charly, Bertrand)

Les personnes ayant un compte disposent d'options supplémentaires telle que cocher plusieurs agenda

Valider une proposition invité

Une petite fenêtre qui peut clignoter, s'affiche en haut à gauche, au-dessus de la liste des agendas. Il suffit de cliquer dessus puis ok pour accepter ou cancel pour refuser. Présenté dans la vidéo ci-dessus.

Supprimer un événement

Sur le bord droit (et haut si affichage semaine) de chaque événement, un “bouton” représentant trois traits horizontaux permet au survol d'afficher une fenêtre qui permet, entre autre, de modifier et supprimer cet événement. Également accessible via l'entrée de menu Événements que j'ai créés

Afficher/Masquer un agenda

Il suffit de cocher/décocher la case à gauche de l'agenda à afficher/masquer puis de cliquer sur le bouton Afficher

Aller plus loin

Quelques points de l'aide en ligne d'agora: Chaque espace intègre un agenda partagé et chaque utilisateur possède un agenda personnel.

Les événements peuvent être intégrés simultanément à un ou plusieurs agendas.

Des agendas partagés peuvent être créés pour gérer des réservations de salle, de véhicule, etc.

Plusieurs agendas peuvent être affichés simultanément, par exemple pour connaître les disponibilités de chaque personne avant de fixer une réunion.

Des fichiers peuvent être joints à chaque événement, par exemple pour y ajouter l'ordre du jour d'une réunion.

Chaque utilisateur possède un agenda personnel, accessible tout le temps. Il peut être désactivé depuis le profil d'utilisateur.

Chaque agenda peut être exporté (format Ical) ou intégré à un agenda externe via une adresse web spécifique.

Historique et choix techniques

Demandeuses: Anne F et Cécile BV

Recherche de solution mutualisée

À part GRR, pas de solution à la MOM, ni à la DR, ni à Huma-Num (ce n'est pas sa mission), ni DSI CNRS… le partage d'agenda des comptes email du CNRS exclut les collaborateurs et ne permet pas d'ajouter des agendas communs de ressources (salle).

Choix de la solution Agora-project

idée initiale: le module calendar de NextCloud… beaucoup plus lourd à installer… Utilisant Nextcloud, j'ai regardé aussi fullcalendar sur lequel est basé l'agenda de nextcloud. Mais ayant un serveur classique LAMP, un docker fullcalendar fait tout de suite plus de 100Mo, ce que je trouve excessif pour un besoin si basique. autre piste explorée: 'Booked'. J'ai eu pas mal de soucis à le mettre en œuvre.

Agora-project en 4 avantages:

C'est léger (20Mo → et même 15Mo si on supprime app/misc/google…).

C'est multi-services (partage fichier, forum…) mais facile à activer/désactiver

Il est très facile de créer plusieurs agenda

On peut donnée un accès public (sans identifiant) mais avec mot de passe si besoin.